Abrechnung
Das EMPPLAN Abrechnungsmodul bietet Dir und Deinen Auftragnehmern jederzeit die Möglichkeit Rechnungs- und Gutschriftsposten einzusehen und mit diesen Daten Rechnungen und Gutschriften zu erstellen, welche dann unter dem Tab Abrechnung erscheinen.
Das EMPPLAN Abrechnungsmodul bietet folgende Möglichkeiten, um ein Abrechnungsdokument zu erstellen bzw. um eine Abrechnung zu verbuchen:
- Eventnutzer (z.B. Promotoren) können aus Rechnungsposten eine Rechnung an den Lizenznehmer der EMPPLAN-Instanz (i.d.R. Industrie oder Agentur) erstellen.
- Der Lizenznehmer der EMPPLAN-Instanz kann Rechnungen von Auftragnehmern verbuchen, die nicht durch EMPPLAN erstellt wurden.
- Der Lizenznehmer der EMPPLAN-Instanz kann aus Gutschriftsposten Gutschriften an Eventnutzer erstellen.
Ein Rechnungsposten besteht aus allen vergütungsrelevanten Positionen eines Events. Events im Status Reporting akzeptiert werden in den Rechnungsposten automatisch mit dem Abrechnungsstatus Bereit zur Abrechnung angezeigt und sind damit abrechnungsfähig. Sind die Events noch nicht von einem Admin freigegeben so erscheinen diese als Rechnungsposten mit dem Abrechnungsstatus noch nicht abrechnungsfähig.
Sollten Event-Nutzer das Abrechnungsmodul nicht zur Rechnungserstellung nutzen, können Admins manuell erstellte Rechnungen ebenfalls in EMPPLAN verbuchen. Hierfür sind die Rechnungsposten, welche auf der Rechnung des Auftragnehmers enthalten sind auszuwählen. Daraufhin erscheint über der Tabelle die Aktion Individuelle Rechnung hochladen. Danach werden alle Vergütungsbestandteile aller gewählten Rechnungsposten einzeln dargestellt, um diese mit der manuell erstellten Rechnung zu vergleichen. Zudem kann die manuelle Rechnung hochgeladen werden, das Rechnungsdatum sowie die Rechnungsnummer eingegeben werden. Mit einem finalen Klick auf den Button Individuelle Rechnung hochladen kann die Rechnung eingebucht werden.
Die enthaltenen Events werden als Fakturiert gekennzeichnet und können nicht nochmals abgerechnet werden. Das fremde Rechnungsdokument ist analog den mit EMPPLAN erstellten Dokumenten daraufhin im Tab Abrechnung abrufbar.
Die von Eventnutzern (Auftragnehmer) generierten EMPPLAN Rechnungen werden per E-Mail an die Buchhaltungsadresse des EMPPLAN Lizenznehmers gesendet, welche in den EMPPLAN Einstellungen zu hinterlegen ist. Zusätzlich erhält auch der Eventnutzer eine E-Mail mit dem Rechnungsdokument.
Im Aktionsmenü im grauen Bereich können folgende Aktionen durchgeführt werden:
- Rechnungsposten Excel-Export
- Rechnungsposten JSON-Export
- weitere Exporte für Deine Buchhaltung (möglicherweise nicht alles für Dich verfügbar)
- Problembehandlung (möglicherweise nicht alles für Dich verfügbar)
- Abrechnungsstatus ändern ( Bereit zur Abrechnung, Fakturiert, Abgebrochen )
- Event aktualisieren, um alle Provisionsregelberechnungen neu anzustoßen
Verfügbare Abrechungsstatus im Überblick
- noch nicht abrechnungsfähig
- bereit zur Abrechnung
- Fakturiert
- Abgebrochen
Gutschriftsposten erscheinen im gleichnamigen Tab nur dann auf, wenn in einem Projekt im Tab Zahlungsprofile Abrechnung mittels Gutschriften aktiviert ist. In diesem Fall erscheinen für die Event-Nutzer keinerlei Rechnungsposten im ersten Tab, da die Abrechnung nur durch den Admin mittels Gutschriften erfolgen kann.
Die Arbeit auf Gutschriftsbasis macht für Projekte Sinn, deren Transaktionsdaten-Status (z.B. Verkäufe von Festnetz- oder Glasfasertarife von Telekomunikationsanbietern) zeitlich (stark) verzögert erfolgt. Gründe hierfür können nachgelagerte Kunden-Bonitätsprüfungen oder Kundenwiderrufsrechte sein. Zugleich sollten in diesem Abrechnungsmodus je Transaktion eine eineindeutige Transaktionsnummer erfasst werden, deren Status in EMPPLAN per Statusupdate importiert werden kann.
In Projekten, die mit Gutschriften arbeiten sind Transaktionen erst dann gutschriftsfähig, wenn es zu jeder Transaktion zuvor ein Statusupdate mittels Import gab. Alle Projekt-Provisionen sind gutschriftsfähig, sobald das jeweilige Eventreporting akzeptiert wurde. Das EMPPLAN Support Team unterstützt Dich hierbei gerne.
Ein Gutschriftsposten besteht aus allen vergütungsrelevanten Positionen eines Events. Events im Status Reporting akzeptiert werden in den Rechnungsposten automatisch mit dem Abrechnungsstatus Bereit zur Abrechnung angezeigt und sind damit abrechnungsfähig. Sind die Events noch nicht von einem Admin freigegeben so erscheinen diese als Rechnungsposten mit dem Abrechnungsstatus noch nicht abrechnungsfähig.
Abgerechnete Events werden als Fakturiert gekennzeichnet und können nicht nochmals abgerechnet werden. Transaktionen bereits abgerechneter Events, die jedoch aufgrund von Zeitversatz im Statusupdate noch nicht abgerechnet wurden, werden in der nächsten Gutschrift automatisch berücksichtigt und gutgeschrieben. Analog dazu erfolgt eine Stornierung einzelner Transaktionen, wenn diese bereits gutgeschrieben wurden, aber der Statusupdate-Import nachträglich hier eine Korrektur der Erfolgsdaten vornimmt.
Wurde eine Gutschrift erstellt, erhält auch der Event-Nutzer eine E-Mail mit dem Gutschriftsdokument.
Auf dem Doppelpfeil -Icon kannst Du den Statusupdate-Import für Transaktionen öffnen.
Da für diesen Abrechnungsmodus jede Transaktion mit einer eineindeutige Transaktionsnummer erfasst wird, kann hier deren Status in EMPPLAN per Statusupdate importiert werden. Hier kannst Du alle transaktionsspezifischen Abrechnungsstatus in EMPPLAN einsehen. Bitte kontaktiere für weitere Infos den EMPPLAN Support.
Verfügbare Abrechungsstatus im Überblick
- noch nicht abrechnungsfähig
- bereit zur Abrechnung
- Fakturiert
- Abgebrochen
Im Tab Abrechnung kannst Du alle erstellten Abrechnungsdokumente (mit EMPPLAN erstelle Rechnungen und Gutschriften sowie manuell erstelle Rechnungen Deiner Auftragnehmer) einsehen. Die tabellarische Darstellung umfasst folgende Daten:
- Rechnungsdatum
- erstellt – Datum an dem das Dokument erstellt wurde
- Rechnung Nr.
- Nutzer – Rechnungssteller
- Abrechnungstyp – individuelle Rechnung, Rechnung oder Gutschrift
- Fakturierte Events – Anzahl der im Dokument abgerechneten Events
- Netto – Nettobetrag in Deiner Standdardwährung
- USt. – USt.-Betrag in Deiner Standardwährung
- Brutto – Bruttobetrag in Deiner Standdardwährung
- Zahlungsstatus – Ausstehende Zahlung (initialer Status), in Bearbeitung oder bezahlt
- Herunterladen – Hier kann das Abrechnungsdokument heruntergeladen werden
Im Aktionsmenü im grauen Bereich können folgende Aktionen durchgeführt werden:
- Abrechnungen als bankfähige CSV-Datei exportieren
- weitere Exporte für Deine Buchhaltung (möglicherweise nicht alles für Dich verfügbar)
- Zahlungsstatus definieren
- Problembehandlung (möglicherweise nicht alles für Dich verfügbar)
- pdf erneut erstellen
- Abrechnung löschen und zurücksetzen
Verfügbare Zahlungsstatus im Überblick
- Ausstehende Zahlung
- in Bearbeitung
- im Zahllauf / bezahlt
- Bezahlt