Events
Ein Event steht in EMPPLAN für einen Einsatz oder einen Job, den ein Mitarbeiter (Event-Nutzer) an einem Tag, für eine definierte Zeitspanne, in einer Location (z.B. Lebensmittelmarkt) durchführt.
Der Event-Datensatz wird auf der sog. Eventdetailseite präsentiert und umfasst alle relevanten Informationen zum Einsatz eines Mitarbeiters. Hierbei unterscheidet sich die Darstellung zwischen Admins und Event-Nutzer, da EMPPLAN beide Nutzergruppen nach Ihren Aufgaben bestmöglich unterstützt.
Der EMPPLAN Event-Status-Prozess
Um den Prozessablauf von Projekten und der Durchführung von Events (z.B. Promotions, Sales-Aktionen, Außendienstbesuchen) abzubilden, bietet Dir EMPPLAN einen erprobten Workflow.
Dieser Workflow kann teilweise angepasst und jederzeit mit weiteren sog. Labels erweitert werden, die mit Eventgruppen und Events assoziiert werden können. So machst Du EMPPLAN zu einer für Dich zu 100% passenden Lösung – ganz ohne zusätzliche Anpassungsarbeiten. Ausführliche Informationen zur Nutzung von Labels in EMPPLAN findest Du im Bereich Projekt.
Folgende sog. Event-Status sind in EMPPLAN im Standard-Workflow enthalten:
- Kundenwunsch (Event-Nutzer erhalten keine Benachrichtigung über das Event)
- Geplant (Event-Nutzer erhalten keine Benachrichtigung über das Event)
- Veröffentlicht (Event-Nutzer erhalten eine Benachrichtigung über das Event und sehen das Event im Kalender und Dashboard)
- Angenommen (Event-Nutzer nimmt die Anfrage für das Event verbindlich an)
- Abgelehnt (Event-Nutzer lehnt die Anfrage für das Event ab)
- Checked-in (Event-Nutzer sind beim Event und Präsenzzeiten werden erfasst. Der Check-in ist Voraussetzung für die Einreichung des Reportings. In der Eventgruppe unter checked in durch supervisior kannst du einen Event-Nutzer manuell einchecken, falls dieser den check-in vergessen hat)
- Checked-out (Event-Nutzer pausieren Ihre Tätigkeit beim Event oder haben diese beendet)
- Reporting eingereicht (Event-Nutzer haben das Reporting ausgefüllt und ggf. mit z.B. Unterschrift vom Location-Personal hochgeladen)
- Reporting akzeptiert (Du hast alle Angaben auf dem Event/Reporting geprüft und validiert und gibst das Event zur Abrechnung frei)
Die EMPPLAN Eventdetailseite
Die Eventdetailseite zeigt Admins sämtliche vorhandenen Informationen zu dem Event an. Du erreichst die Eventdetailseite über einen Rechtsklick im Kalender auf die jeweilige Eventgruppe oder über die Eventgruppenansicht selbst.
Folgende Informationen bietet Dir die Eventdetailseite aus Admin-Sicht:
Reporting
Hier werden alle Berichtsarten Eventbericht, Produktbericht, Transaktionen und Spesen/Auslagen für Event-Nutzer ausgegeben, sodenn diese aktiviert sind auf dem Projekt. Mehr dazu findest Du hier.
Für Admins ist das Reporting editierbar, solange das Event noch nicht den Status Reporting akzeptiert erreicht hat.
Historie
Hier kannst Du nachvollziehen, wann das Event von wem erstellt wurde und wie der weitere Bearbeitungsverlauf der Eventdaten war. Du kannst zudem jede Änderung des Event-Status nachvollziehen. Check-ins und Check-outs werden mit Geo-Tracking-Daten ausgegeben, sodenn der Event-Nutzer dem Tracking zugestimmt hat.
Briefing
Hier werden das Projekt- und Event-spezifische Briefing ausgegeben. Das letztere ist hier bearbeitbar.
Uploadhistorie
Hier findest Du eine Uploadhistorie hochgeladener Elemente im Reporting. So kannst Du z.B. Iterationsstufen zu versch. Uploads nachvollziehen, da auch gelöschte Daten weiterhin vorgehalten werden.
Mögliche Aktionen auf der Eventdetailseite
Event in neuem Tab öffnen
(zugehörige) Eventgruppe in neuem Tab öffnen
E-Mail an Nutzer senden
Event-Nutzer anrufen
Reporting bearbeiten
Rechnungsposten hinzufügen: Füge dem Event individuelle Gutschrifts- oder Abzugspositionen hinzu. Neben der Bezeichnung und dem Betrag in Deiner Standardwährung kannst Du auch eine Kostenstelle je Position hinterlegen.
Event löschen
Das Fadenkreuz öffnet die Location direkt in Google Maps.
Per Klick auf den Projektnamen kannst Du das Projekt öffnen und bearbeiten. Mehr dazu findest Du unter Projekte.
Ein Event-Nutzer hat ausschließlich Zugang zur Eventdetailseite seiner Events, niemals jedoch zur zugehörigen Eventgruppe.