Projekte

trending_up113 Aufrufe

Mit dem runden Plus-Button kannst Du ein neues Projekt hinzufügen. Nach Klick auf PROJEKT SPEICHERN erscheinen weitere Tabs zur Konfiguration Deines Projekts.

Im Aktionsmenü im grauen Bereich können folgende Aktionen durchgeführt werden:

  • nur aktive Projekte anzeigen
  • Projekt löschen (nur möglich, wenn es noch keine Check-ins gab)

In der Filterleiste über der Projektliste kannst du nach folgenden Kriterien filtern:

  • Kanal
  • Marke
  • Projekt ID
  • Projektname
  • Zeitraum

Das Projekt im Detail

Um Events im Eventkalender anlegen zu können (z.B. die Promotion eines Produkts Deines Kunden) ist es notwendig, zuerst ein Projekt anzulegen.

Das Projekt bildet die Basis und kombiniert alle Datenmodelle (Nutzer, Locations und deren Struktur, Marken und Produkte). Aus diesem Grund ist es essentiell alle Basisdaten vor der Projektanlage anzulegen oder gar zu importieren – z.B. Pflege von Marken, Produktgruppen und Produkten; Nutzern und Locations in denen die Events stattfinden sollen.

Solltest Du für ein neues Projekt eines anderen Kunden eine bereits angelegte Location (die du z.B. bereits für ein Projekt besuchst) nutzen wollen, ist die in EMPPLAN angelegte Location tatsächlich dieselbe. Der Anspruch in EMPPLAN ist, Datenredundanz zu verhindern. Die im neuen Projekt hinzuzufügende Location wird sich aber hinsichtlich Ihrer Strukturdaten von der in einem anderen Projekt unterscheiden. So sind Marke, Gebietsname und Kanal möglicherweise unterschiedlich.

Um für ein Projekt Events anlegen zu können, müssen in folgenden Tabs Daten hinterlegt werden:

  • Projektdaten
  • Locations
  • Projekt-Nutzer

Möchtest Du ein Projekt duplizieren, kannst Du dies im Aktionsmenü innerhalb des Projekts tun. Du kannst hierzu das neue Projekt neu benennen und zudem auswählen, welche Daten mit kopiert werden sollen. Folgende Auswahlmöglichkeiten hast Du hier:

  • Reportings
  • Nutzer
  • Locations
  • Budgets
  • Verträge

Um ein neues Projekt anzulegen, müssen im Tab Projektdaten mindestens folgende Pflichtfelder ausgefüllt werden:

  • Projektname
  • Startdatum (wird ein Enddatum festgelegt, können Events nur bis zu diesem Datum angelegt werden)

Weitere Daten, welche optional gepflegt werden können:

  • Enddatum (zur Limitierung der Eventerstellung – nach diesem Datum können keine Events mehr angelegt werden)
  • Projekt ID (Deine ID zum Projekt)
  • Kostenstelle (Deine Kostenstelle zum Projekt)
  • Durchgang (Deine ID zum Projekt-Durchgang / Flight)
  • Element (veraltet – wird demnächst entfernt)
  • Notizen

Kundenbudgetmanagement

Das Kundenbudgetmanagement gibt Dir als Agentur und Deinen Industrie-Kunden eine Live-Übersicht über den Budgetstatus. Dabei wird zwischen zugewiesenes, verbrauchtes, verplantes und noch verfügbares Budget unterschieden. Das Kundenbudgetmanagement kannst Du auf Projektebene aktivieren. Auch kannst Du hier definieren, ab welchem Event-Status EMPPLAN ein Event dem verbrauchten Budget zuordnen soll. Dies kannst Du je Projekt individuell festlegen.

Nach Aktivierung des Kundenbudgetmanagement solltest Du mind. einen Eventtyp definieren, den Du auf dem Projekt nutzen möchtest. Bei der Anlage von Event muss daraufhin auch ein Eventtyp zugewiesen werden, sodass das Kundenbudgetmanagementmodul Buchungen durchführen kann.

Mehr zur Funktionsweise findest Du hier.

Lagermanagement

Hier kannst Du das Lagermanagementmodul für das Projekt aktivieren. Wenn dieses aktiviert ist, werden Lagerbestandsbuchungen automatisch durchgeführt, wenn Transaktionen (z.B. Produktverkauf, Produktabgaben) durch Eventnutzer gebucht werden. Berichtet ein Eventnutzer z.B. ein Produkt X, wird dieses seinem persönlichen Lagerbestand abgezogen.

Mehr zum Lagermanagement findest Du hier.

Interne Projektdokumente

Hier kannst Du interne Dokumente wie Angebote etc. hinterlegen. Diese sind nur für Admins mit Projektzugriff zugänglich.

Kunde

In diesem Tab kann die Datenbereitstellung für Kunden konfiguriert werden. Hier kannst Du entscheiden, welche Datentypen Du mit Deinem Kunden teilen möchtest und welche nicht. Schaltest Du z.B. E-Mail aus, sieht Dein Kunde keine E-Mail-Adressen Deiner Eventnutzer.

Projekt-Vertragsmanagement

Das Projekt-Vertragsmanagement erstellt je Projektnutzer einen Vertrag. EMPPLAN sorgt mit einem Sperrbildschirm dafür, dass alle relevanten Nutzer im Projekt Deinem Vertrag zustimmen. Ohne Zustimmung ist die weitere Arbeit mit EMPPLAN für Deine Eventnutzer nicht möglich. Klassische Anwendungsfälle sind z.B. projektspezifische Verhaltenskodizes, denen zwingend zugestimmt werden muss. Möchtest Du Verträge zu globalen Datenschutzbestimmungen oder Agentur-Rahmenverträgen abschließen, kannst Du Deine Vertragstexte auch im globalen Vertragsmanagement in den EMPPLAN Einstellungen hinterlegen.

Generelles zum Vertragsmanagement in EMPPLAN

  • Nach einem Klick in das Aktionsmenü, kannst Du eine oder auch mehrere Versionen Deiner Verträge hinterlegen und alle oder gewisse Nutzer- oder Nutzergruppen (Teams) als Vertragsempfänger definieren. Bitte beachte, dass immer auch die englische Sprache zu pflegen ist, welche als Alternativsprache angezeigt wird, wenn der Vertrag in einer aktiven Nutzersprache nicht verfügbar ist.
  • Stimmt ein Nutzer einem Vertrag zu, wird das im Nutzerprofil im Tab Rechtliches unveränderbar dokumentiert. Es wird neben dem Vertragstext auch der Zeitstempel und die IP-Adresse im Abgabezeitpunkt der Willenserklärung gesichert.
  • Die Vertragstexte können mittels Platzhaltern dynamisiert und personalisiert werden. So kannst Du z.B. Event-Location, Eventdatum, Vergütungsvereinbarungen, Produkt-Provisionen, Wohnadresse, Geburtsdaten, Steuernummern etc. im Vertrag nutzen. Bitte wende Dich dazu an den EMPPLAN Support, der Dir hierzu eine aktuelle Liste bereitstellen kann.
  • Alle Verträge können vor und nach Einwilligung als pdf heruntergeladen und somit auch gespeichert und gedruckt werden.

Event-Vertragsmanagement

Das Event-Vertragsmanagement erstellt je Event- und Eventnutzer einen Vertrag. Ohne Zustimmung ist die Annahme eines Events durch den Eventnutzer nicht möglich. Generelle Funktionen und Prozesse werden im Abschnitt zuvor berschrieben.

Labels

Labels funktionieren in EMPPLAN wie Notizzettel, die Du auf Eventgruppen und Events kleben kannst – ganz nach Deiner Wahl. Möchtest Du z.B. kennzeichnen, dass 5 Nutzer mit Ihren Events in einer Eventgruppe auf einer Clubtour in Berlin Mitte unterwegs sind, kannst Du ein Label namens „Clubs Berlin Mitte“ anlegen, dies für die Nutzung auf Eventgruppen freischalten und dann auf der Eventgruppe zuweisen. Möchtest Du kennzeichnen, dass einer der 5 Nutzer wegen Krankheit ausgefallen ist, nutzt Du ein Label auf Eventebene und weist  das Label „Ausfalls durch Krankheit“ einem der Nutzer zu.

Nach Labels kann in sämtlichen Ansichten gefiltert werden. Auch werden die Daten in relevanten Exporten und natürlich in der EMPPLAN IO API bereitgestellt.

Folgende Standard-Label sind in jedem Projekt bereits angelegt und aktivierbar:

  • von Agentur bestätigt Dieses Label kann als Eventlabel aktiviert werden und im Bewerbungsprozess bei einer Eventzusage seitens des Admins verwendet werden.
  • von Agentur abgelehnt Dieses Label kann als Eventlabel aktiviert werden und im Bewerbungsprozess bei einer Eventzusage seitens des Admins verwendet werden.
  • Ausfall durch Krankheit Dieses Label kann als Eventlabel aktiviert werden. Admins können das Label anwenden, um gegenüber Eventnutzer und Kunden festzuhalten, dass ein Eventtag nicht wie geplant durchgeführt werden konnte.
  • Checked-in durch Supervisor Dieses Label kann als Eventlabel aktiviert werden. Admins können das Label anwenden, um vergessene Check-ins im Namen des Eventnutzers durchzuführen. In den Eventdetails wird der Vorgang transparent festgehalten.
  • Bewerbung Dieses Label kann als Eventlabel aktiviert werden. Das Label wird jedoch von EMPPLAN auch automatisch gesetzt, wenn sich Nutzer direkt auf Events bewerben.

Möchtest Du ein Label in einem Projekt nutzen, klicke die entsprechend Auswahlbox davor an und aktiviere das Label über das Aktionsmenü für die Nutzung auf Eventgruppen und/oder Events. Danach ist das Label über die Schnellansicht und über die Eventgruppen zuweisbar.

Möchtest Du ein bestehendes Label bearbeiten, klicke die entsprechend Auswahlbox davor an und wähle Label bearbeiten über das Aktionsmenü. Folgende Werte kannst Du konfigurieren:

  • Labelname (bei Standardlabel teilweise nicht änderbar)
  • Labelfarbe (individuell änderbar)
  • Beschreibung (für interne Prozesshinweise)
  • sichtbar für Eventnutzer
  • nicht entfernbar für Kunden (macht in der Regel bei Gruppenlabels Sinn, wenn Kunden z.B. über Labels auch Budgets freigeben dürfen)
  • Budgetkorrektur (Wenn Du diese Option wählst, wird der Budgeteintrag für das Event von der Berechnung ausgeschlossen. Das gilt für alle Events, bei denen dieses Label genutzt wird.)
  • Dieses Event-Label löst einen E-Mail-Versand aus.
    • E-Mail Betreff
    • E-Mail Inhalt

Kundenbudgets

Hier kannst Du Eventtypen aktivieren, die auf diesem Projekt genutzt werden dürfen. Benötigte Eventtypen müssen zuvor in den EMPPLAN Einstellungen global angelegt werden. Wenn Du das Kundenbudgetmanagement auf einem Projekt aktiviert hast, musst Du dort zwingend auch mind. einen Eventtyp nutzen, da sonst keine Budgetbuchungen durchgeführt werden können.

Zu jedem Kundenbudgetdatensatz kann folgendes erfasst werden:

  • Eventtyp (Bezeichnung eines Events, z.B. Verkaufs-Event, Tasting-Promotion, Helfer, Teamlead)
  • Betrag je Event (Betrag in Deiner Standardwährung, der bei Budgetverbrauch vom Kundenbudget abgezogen wird.)
  • als Standard definieren (Dieser Eventtyp wird standardmäßig beim Anlegen neuer Events vorausgewählt.)
  • aktiv (kann auf Events verwendet werden) (Nur aktive Eventtypen können für das Anlegen neuer Events genutzt werden. Events mit deaktivieren Eventtypen bleiben unverändert bestehen.)
  • Notizen (für interne Prozessanweisungen)

Weitere Daten

Auf dem Tab Weitere Daten kannst Du projektspezifische Zusatzfelder anlegen und verwalten. Neu angelegte Felder erscheinen automatisch ausfüllbar auf all Deinen Projekten. Folgende Daten kannst Du je Datensatz anlegen:

  • Feldname (Feldbezeichung)
  • technischer Feldname (Feldname in der Datenbankstruktur / EMPPLAN IO API)
  • Marken (dies ist an dieser Stelle obsolet und muss nicht gepflegt werden)
  • Wähle Projekte, um den Wert Eventnutzern anzuzeigen (dies ist an dieser Stelle obsolet und muss nicht gepflegt werden)

Innerhalb dieses Tabs kannst Du auf das Verhalten von Events Einfluss nehmen und Funktionen und Prozesse an Deine gewünschte Arbeitsweise projektspezifisch anpassen.

Location

Dynamische Location – Schalter, um Google Locations für die Eventbuchung zu nutzen. So kannst Du Events in Locations buchen, die zuvor nicht in EMPPLAN angelegt sein müssen. Für die Datenstruktur bedeutet dies, dass diese Locations jedoch keinem Kanal und auch keinem Gebiet zuweisbar sind, was auch Nachteile in manchen Prozessen mit sich bringen kann. Gerne berät Dich das EMPPLAN Support Team dazu.

Event Flow

Veröffentlichte Events werden automatisch angenommen – Ist diese Funktion aktiviert, erhält der Eventnutzer keine Eventanfrage. EMPPLAN akzeotiert in seinem Namen das Event automatisch. Dies ist z.B. bei weisungsgebundenen Arbeitsverhältnissen anwendbar und beschleunigt Deine Planung.

Kunden-Nutzer können Nutzer planen – Du arbeitest gerne digital mit Deinen Kunden? Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Deine Kunden, limitiert auf die jeweils zugewiesenen Locations in Ihrer Gebietsverantwortung Eventgruppen erstellen. Die Kunden erhalten damit noch keinen Zugriff auf persönliche Daten der Event-Nutzer. Die Eventgruppen erhalten den Event-Status Kundenwunsch und können danach von Admins mit Personal besetzt werden.

Kunden-Nutzer können Events veröffentlichen – Du arbeitest noch enger mit einem Kunden? Dann nutze diese Funktion, so dass dein Kunde sogar Nutzer planen kann und somit Event-Gruppen auch komplett besetzen kann. Bitte beachte dabei stets die gesetzlichen Vorgaben im Bereich des Datenschutzes in Deinem Land.

Limitiere Projekt auf Außendienst-Events – Wenn du diese Funktion aktivierst, wird das komplette Projekt auf ein Außendienstprojekt umgestellt. Klassische Promotions lassen sich damit dann nicht mehr abbilden. Die Nutzer, in der Regel Außendienst-Mitarbeiter, können aber danach ihre Events im Kalender komplett eigenständig erstellen. Kontaktiere für mehr Infos hierzu gerne den EMPPLAN-Support.

  • Check-in / Check-out für Außendienst-Nutzer auf Eventgruppe aktivieren (nur für Außendienst-Events relevant) – Über diese Funktion kannst du steuern, ob Außendienstmitarbeiter sich an selbst erstellten Events ein und aus checken sollen.
  • Reporting als Dialog anzeigen (nur für Außendienst-Events relevant) – Wenn Außendienstmitarbeiter neben Event-Gruppen- und Eventberichten auch transaktionale Reportings nutzen sollen, musst Du diese Funktion aktivieren.

Kommunikation

Messenger auf Eventgruppen aktivieren – Hier kannst Du den Messenger auf Eventgruppen-Ebene ein- oder ausblenden

Eventgruppen-Konfiguration

Locationdetails – Hier kannst Du von Dir auf Location-Ebene angelegte Zusatzfelder anzeigen lassen, z.B. relevant für Marken- bzw. Kunden-spezifische Locationnummern etc.

Zeige dem Außendienst eine Warnung an, eine Produktgruppe für seinen Besuch zu wählen (nur für Außendienst-Events relevant) – Du nutzt EMPPLAN für Außendienstzwecke und hast die Einstellung „Limitiere Projekt auf Außendienst-Events“ aktiv? Dann kannst Du hier angeben, dass Berichte stets Produktgruppen-spezifisch erfasst werden müssen.

Eventbericht-pdf

  • Reporting herunterladen ausblenden – EMPPLAN bietet Dir die Möglichkeit, die von Dir gewünschten Berichtsdaten auf einer pdf zusammenzufassen und als sog. Reporting herunterzuladen. Solltest Du das nicht benötigen, kannst Du diese Downloadoption auf der Eventdetailseite hierfür ausblenden.
  • Nutzer erhält akzeptiertes Reporting per E-Mail – Aktivierst Du diese Option, erhält der Eventnutzer das Reporting als pdf per E-Mail, sobald Du das Event akzeptiert hast.

Kundendashboard-Limitierung

Hier kannst Du konfigurieren, welche Events Dein Kunde sehen darf. Wenn hier keine Angaben gemacht werden, kann Dein Kunde Events in allen Status einsehen. Schränkst Du die Events auf einige Status ein, sieht Dein Kunde nur Erfolgsdaten dieser Events in seinem Dashboard. Bitte beachte, dass die Limitierung nicht für die Kalenderansicht gilt.

Check-in Verhalten

Standort teilen erzwingen – Du kannst den Nutzer zwingen, seinen Standort beim Check-in zu teilen. Der Nutzer kann sich daraufhin nur mit Standortdaten einchecken. Er bekommt dazu eine entsprechende Meldung in seinem Browser, die er bestätigen muss. Bitte stelle sicher, dass Du diese Funktion in Deinem Land aktivieren darfst. Dies kann durch die lokale Gesetzgebung eingeschränkt sein.

Nutzer kann sich nur innerhalb von x km um die Event-Location einchecken – Hier kannst Du einen Umkreis festlegen, innerhalb dessen der Check-in möglich sein soll (Geo-Fence).

Push-Benachrichtigung bei fehlendem Check-in – EMPPLAN kann auf Deinen Wunsch hin den Eventnutzer an einen fehlenden Check-in per Push-Benachrichtigung erinnern. Bitte beachte, dass diese Funktion vom jeweiligen Nutzer auch deaktiviert werden kann.

Kundendashboard – Eventübersicht

Zeige Produktmatrix – Du nutzt auf Deinem Projekt das Produktreporting für z.B. Merchandiser-Durchgänge? Dann aktiviere dieses Feature, um in der Eventübersichtstabelle auch die Ergebnisse des Produktreportings anzuzeigen. Je abgefragten Produkt erscheinen dann alle gewünschten Felder als Zusatzspalte.

Geolokalisierung für hochgeladene Bilder [Premium Feature] – Möchtest Du die exakte Adresse im Aufnahmezeitpunkt in das Bild eindrucken? Dann aktiviere das Feature. Die entsprechenden Uploadfelder müssen ebenfalls für das Feature freigeschaltet sein. Mehr dazu findest Du im Bereich Reporting. Bitte beachte, dass dadurch je Bild Zusatzkosten entstehen.

Zeige keine historischen Berichtsdaten

Zeige keine historischen Berichtsdaten (nur für Außendienst-Events relevant) – Deaktiviere die Funktion, um Außendienst-Nutzern keinen Zugriff auf historische Berichtsdaten zu geben.

Limitierung für Kundenwünsche

Gesperrte Tage ab aktuellem Tag – Du lässt Deinen Kunden Events im Kalender anlegen? Dann kannst Du hier definieren, dass Dein Kunde

Unter Zahlungsprofile kannst Du ein Provisionsschema und sämtliche Vergütungsbestandteile (sog. Provisionen) für Eventnutzer (z.B. Promotoren, Merchandiser, Außendienstmitarbeiter etc.) festlegen und bearbeiten.

So kannst Du zum Beispiel eine Vergütung je Event (z.B. Locationbesuch, Promotioneinsatz etc.) oder einen Vergütungssatz je Stunde definieren. Aufgrund von Check-ins und Check-outs registriert EMPPLAN automatisch die angefallenen Einsatzseiten oder durchgeführten Events und kalkuliert damit die Vergütung für jeden Eventnutzer auf Basis eines jeden Events.

Folgende Provisionsarten stehen Dir zur Verfügung:

  • Projekt-Provision
  • Check-in-Provision
  • Reporting-Provision
  • Top Stop (Funktion zur Begrenzung der Eventvergütung)

Projekt-Provision

Unter Projekt-Provision kannst Du mit dem runden Plus-Button Projekt-Provisionsregeln hinzufügen. Folgende Felder können je Regel definiert werden. Mit Stern markierte Felder sind für die Funktion einer Regel essentiell:

  • ab Datum* – Hiermit wird das Startdatum der Regel festgelegt, ab dem diese Regel von EMPPLAN angewendet wird.
  • Limitierung – Hier kann eine Regel bei Bedarf auf einen Eventnutzer oder ein Team limitiert werden.
  • Projekt-Provision* – Hier wird ein absoluter Betrag in Deiner Standardwährung eingetragen.
  • Projekt-Provisionstyp* – Hier stehen folgende Typen zur Verfügung:
    • je Event (unabhängig von dessen Dauer)
    • je Stunde (basierend auf Check-in Zeiten oder wahlweise geplante Zeiten)
    • je Stunde (aus Zeit-Feld, in das die Zeit in h manuell einzutragen ist)
    • je Transaktion
  • Name – falls definiert erscheint statt Projekt-Provision dieser Postenname auf Rechnungen, z.B. Event-Fixum o.ä.
  • bis – optionales bis-Datum, was die Regel beenden kann, wenn z.B. das Projekt weiterläuft, aber keine Provision mehr auf Basis dieser Regel gezahlt werden soll
  • Beschreibung – Beschreibungstext, welcher im EMPPLAN Vertragsmanagement genutzt werden kann
  • Kostenstelle – Angabe, um aus der Regel entstehende Rechnungsposten einer Kostenstelle zuzuweisen; wird im Rechnungspostenexport zur Verfügung gestellt
  • Sachkonto – Angabe, um aus der Regel entstehende Rechnungsposten einer Kostenstelle zuzuweisen; wird im Rechnungspostenexport zur Verfügung gestellt
  • Weitere Regeln anwenden – Option, um Regeln kombinierbar anzulegen; so können mehrere Regeln gleichzeitig ausgeführt werden und eine aufeinander aufbauende Staffel-Provision realisiert werden; diese Option macht Sinn, wenn auch eine Bedingung hinzugefügt wird
  • Bedingung hinzufügen – Die Regel wird nur dann ausgeführt, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist.
    • ab Transaktionen
      • ab Transaktionen* – Anzahl der Transaktionen, ab der die Regel gelten soll
      • je – Hier stehen je Monat und je Event zur Auswahl
      • in Produktgruppe – Hier kann die Bedingung auf Transaktionen einer gewissen Produktgruppe limitiert werden.
      • berichtet in Locationgruppe – Hier kann die Bedingung auf eine Locationgruppe limitiert werden.
    • ab Umsatz (brutto)
      • ab Umsatz (brutto)* – Absoluter Betrag in Deiner Standardwährung, ab der die Regel gelten soll
      • je – Hier stehen je Monat und je Event zur Auswahl
      • in Produktgruppe – Hier kann die Bedingung auf Transaktionen einer gewissen Produktgruppe limitiert werden.
      • berichtet in Locationgruppe – Hier kann die Bedingung auf eine Locationgruppe limitiert werden.

Bestehende Regeln können mit dem Klick auf das Bleistift-Icon bearbeitet werden. Bitte beachte dabei, dass Regeländerungen auf bereits abgerechnete Events keinen Einfluss mehr haben. Solltest Du dies dennoch wünschen müssen die betroffenen Rechnungen oder Gutschriften storniert und neu erstellt werden.

Solltest Du in den EMPPLAN Einstellungen die Provisionsvalidierung aktiviert haben, so gilt EMPPLAN-weit eine Validierungspflicht betroffener Regeln. Produkt-Aktions-Provisionen können nicht validiert werden. Die aktivierte Provisionsvalidierung führt dazu, dass nur durch einen weiteren Admin validierte Regelen zur Ausführung kommen. Nicht validierte Regeln werden nicht ausgeführt. Die Validierung muss zwingend von einem anderen Admin vorgenommen werden, der sich vom Ersteller der Regel unterscheidet.

Check-in-Provision

Unter Check-in-Provision kannst Du mit dem runden Plus-Button Check-in-Provisionsregeln hinzufügen. Eine Check-in-Provision vergütet einen zeitgerechten Check-in an einem Event. Den Zeitraum für einen zeitgerechten Check-in kannst Du auf Projektebene im Tab Zahlungsprofile unter den Punkten Frühester Check-in und Spätester Check-in definieren. So kannst Du Eventnutzer motivieren sich zur geplanten Startzeit an der Location einzufinden und sich einzuchecken. Folgende Daten kannst Du hierzu je Regel erfassen:

  • ab Datum* – Das Datum ab dem die Regel aktiv sein soll.
  • Check-in-Provision* – Die Vergütung als absoluten Betrag Deiner Standardwährung für einen zeitgerechten Check-in
  • Beschreibung – Beschreibungstext, welcher im EMPPLAN Vertragsmanagement genutzt werden kann
  • Kostenstelle – Angabe, um aus der Regel entstehende Rechnungsposten einer Kostenstelle zuzuweisen; wird im Rechnungspostenexport zur Verfügung gestellt
  • Sachkonto – Angabe, um aus der Regel entstehende Rechnungsposten einer Kostenstelle zuzuweisen; wird im Rechnungspostenexport zur Verfügung gestellt

Reporting-Provision

Unter Reporting-Provision kannst Du mit dem runden Plus-Button Reporting-Provisionsregeln hinzufügen. Eine Reporting-Provision vergütet ein zeitgerechtes Einreichen des Berichts zu einem Event. Den Zeitraum für ein zeitgerechtes Einreichen kannst Du direkt in jeder Regel definieren. So kannst Du Eventnutzer motivieren Ihren Bericht zeitnah vollständig einzureichen. Folgende Daten kannst Du hierzu je Regel erfassen:

  • ab Datum* – Das Datum ab dem die Regel aktiv sein soll.
  • h – Zeitraum in Stunden ab geplantem Event-Ende
  • Minuten – Zeitraum in Minuten ab geplantem Event-Ende
  • Beschreibung – Beschreibungstext, welcher im EMPPLAN Vertragsmanagement genutzt werden kann
  • Kostenstelle – Angabe, um aus der Regel entstehende Rechnungsposten einer Kostenstelle zuzuweisen; wird im Rechnungspostenexport zur Verfügung gestellt
  • Sachkonto – Angabe, um aus der Regel entstehende Rechnungsposten einer Kostenstelle zuzuweisen; wird im Rechnungspostenexport zur Verfügung gestellt
  • Event-Statistik – Reporting-Feld, was in jedem Fall ausgefüllt sein muss, um die Provision zu erhalten
  • Reporting-Provision* – Die Vergütung als absoluten Betrag Deiner Standardwährung für ein zeitgerechtes Einreichen des Berichts

Top Stop

Unter Top Stop kannst Du mit dem runden Plus-Button eine Top Stop Regeln hinzufügen. Eine Top Stop Regel begrenzt die Vergütung je Event. Folgende Daten kannst Du hierzu je Regel erfassen:

  • ab Datum* – Das Datum, ab dem die Regel aktiv sein soll
  • Team auswählen – Limitierung auf ein Team
  • Top Stop* – Die maximale Vergütung als absoluten Betrag Deiner Standardwährung für ein Event

Historie

Die Historie dokumentiert Änderungen an Provisionsregeln auf Projektebene für die Rückverfolgbarkeit. Folgende Daten werden je Regeländerung erhoben:

  • Datum und Uhrzeit
  • Alter Wert
  • Neuer Wert
  • Nutzer
  • Regel
  • Aktion

Hier kannst Du die gewünschten Projekt-Locations aktivieren, in denen Du auf diesem Projekt Events durchführen möchtest. Du kannst aus allen in EMPPLAN angelegten Locations eine Auswahl treffen. Dabei musst Du auch festlegen, in welcher Struktur (in welchem Kanal und Gebiet) gearbeitet wird. Dies beeinflusst sämtliche Statistiken und auch die Eventansicht und Berechtigung für Kundennutzer, da Kundennutzer z.B. Kanälen und/oder Gebieten zugewiesen werden können und damit limitiert sind auf Locations und Events, die in Ihrem Verantwortungsbereich liegen.

So aktivierst Du nun ausschließlich die Locations, die für die Eventbuchung auf Deinem Projekt relevant sind. Klicke auf den runden Plus-Button:

  1. Marke auswählen
    Wähle die Kundenmarke aus, um die es in diesem Projekt geht.
  2. Kanal auswählen
    Basierend auf deiner Auswahl von Marke und Kanal erscheinen diese nun als Filter oberhalb den daraus resultierenden Locations.
  3. Gebiet auswählen
    Wähle das Gebiet aus, in welchem Du Locations hinzufügen möchtest. Manche Locations sind vielleicht verschiedenen Gebieten zugeordnet. Deshalb musst Du nun ein Gebiet auswählen, das Du nun für die zu aktivierenden Locations nutzen möchtest.
  4. Im Bereich Inaktive Locations kannst nun entweder einzelne Locations per Checkbox auswählen oder einfach alle gefilterten über den grünen Button hinzufügen. Dir stehen zur Filterung alle Location-bezogenen Filter zur Verfügung.
  5. Der Bereich Aktive Locations zeigt Dir nun eine Liste aller buchbaren Locations. Nur in aktiven Projektlocations lassen sich Events anlegen. Bereits aktivierte Locations lassen sich mit wenigen Klicks selektiv oder per Massenaktion wieder vom Projekt entfernen.

Projektanfrage und Projektdokumente

Diese Inhalte werden an die von Dir selektierten Promotoren per E-Mail gesendet, um diese anzufragen. Hochgeladene Projektdokumente können von Projekt-Nutzer zudem über Ihr Dashboard dauerhaft eingesehen werden.

Projekt-Support-E-Mail

E-Mail – Hier kannst Du eine spezifische E-Mail-Adresse hinterlegen, die als Antwort-Empfänger in projekt-spezifischen Mails hinterlegt wird. Antwortet ein Eventnutzer auf eine dieser E-Mail (z.B. Reporting abgelehnt E-Mail) landet die E-Mail direkt beim Projektteam.

Terminversand an eingeloggten Nutzer – Nutzt Du das Kommunikationsfeature der Eventgruppe? Dann kann Du mit dieser Option automatisch eine E-Mail inkl. Termin-Datei erhalten, um einen Event-Termin mit einem weiteren Klick auch in Deinen eigenen Kalender hinzuzufügen. Diese Option wird vor allem bei Außendienst-Projekten genutzt, in denen sich Außendienstmitarbeiter selbst Termine anlegen.

Event-Briefing

Diese Inhalte werden Eventnutzern auf deren Events angezeigt. Hier kannst Du Texte und Anlagen pflegen, sodass Verhaltensregeln, Produktinfos, Promotioninfos etc. transparent kommuniziert werden können. Die hier hinterlegten Informationen werden allen Projektnutzern ab dem Zeitpunkt der Eventanfrage auf der jeweiligen Eventdetailseite zugänglich gemacht.

Wenn Du eventspezfische Infos hast, kannst Du diese Briefingdetails beim Anlegen des Events innerhalb der Eventgruppe im sog. Eventbriefing pflegen.

Event-E-Mail-Benachrichtigungen

Hier kannst Du konfigurieren zu welche Aktionen die Eventnutzer eine E-Mail erhalten sollen. Standardmäßig sind alle Optionen aktiviert. Mögliche Auslöser sind:

  • Neues Event veröffentlicht
  • Eventgruppe löschen
  • Reporting akzeptiert
  • Reporting abgelehnt
  • Event-Serie erstellt
  • Event-Serie gelöscht
  • Checked-in durch Supervisor

Management von Inhaltsvorlagen

EMPPLAN verfügt über einen Inhalts- und Template-Editor. Im Bereich Management von Inhaltsvorlagen kannst Du textliche Inhalte verwalten, die als Vorlagen in der Projektkommunikation auf den Eventgruppen (Tab Kommunikation) genutzt werden können. Der zugehörige Template-Editor kann vom EMPPLAN Support Team oder von erfahrenen Nutzern mit html-Kenntnissen genutzt werden. Sprich hierzu gerne das Support Team an.

Mögliche Anwendungsfälle für die Nutzung solcher Inhaltsvorlagen ist z.B. der Versand von Serien-E-Mails oder Faxen mit dynamischen Inhalten. Du willst z.B. einen Marktleiter über eine Promotion in seinem Markt vorab informieren? Dann kannst Du mit diesem Feature viel Zeit sparen. Hierbei ist die Nutzung von Platzhaltern möglich, sodass sämtliche Event- und Locationdaten dynamisch in einem Dokument zusammengestellt werden. Durch die Hinzunahme eigener Templates ist die design-konforme Ausgabe der Informationen per pdf und/oder FAX [Premium Feature] möglich.

Mit dem runden Plus-Button kannst Du eine neue Inhaltsvorlage mit folgenden Daten hinzufügen:

  • Inhaltsvorlage – Name der Vorlage, z.B. Location-Fax für Verkostungspromotion, Terminverschiebung etc.
  • Designvorlage – Falls Du ein individuelles Design mit dem EMPPLAN Template Hero erstellt hast, ist dieses hier abrufbar. Ohne Angabe wird das EMPPLAN Design verwendet.
  • E-Mail-Betreff – Hier kannst Du eine Betreffvorlage für den Versand via E-Mail definieren. Platzhalter sind möglich.
  • E-Mail / Notiz / FAX-Inhalt – Definiere hier Deine Inhalte. Auch dynamische Inhalte wie Links oder der Zugriff auf Event-, Nutzer- und Locationdaten über Platzhalter sind möglich.

Nach erfolgreicher Anlage ist die Inhaltsvorlage im Kommunikationstab auf den Eventgruppen des Projekts abrufbar. Bitte melde Dich bei Fragen hierzu beim EMPPLAN Support Team.

Bitte beachte, dass Inhaltsvorlage immer auch global in Deiner EMPPLAN Instanz abrufbar sind. So kannst Du die gleichen Vorlagen auf vielen Projekten aktivieren, falls gewünscht.

Über das Aktionsmenü hast Du folgende Möglichkeiten:

  • Inhaltsvorlage deaktivieren
  • Inhaltsvorlage aktivieren
  • Inhaltsvorlage zu Projekt hinzufügen
  • Inhaltsvorlage vom Projekt entfernen
  • Inhaltsvorlage löschen

Unter Projekt-Nutzer kannst Du festlegen, mit welchen Nutzern aus Deiner Datenbank auf diesem Projekt gearbeitet werden soll. Dabei ist es wichtig, dass z.B. Merchandiser, Promotoren, Verkäufer, Außendienstmitarbeiter aber auch Kundennutzer gleichermaßen in die Liste der Projektnutzer hinzugefügt werden, sodass Sie Ihre Aufgaben entsprechend Ihrer individuellen Berechtigung innerhalb EMPPLAN erfüllen können.

Gehe dazu auf den Tab verfügbare Nutzer und wähle alle relevanten Nutzer hierzu aus.

Tab VERFÜGBARE NUTZER: Im Aktionsmenü im grauen Bereich kannst Du für zuvor ausgewählte Nutzer folgende Aktionen ausführen:

  • zu SedCards hinzufügen – Füge die ausgewählten Nutzer der digitalen, projektindividuellen SedCards-Website hinzu, um mögliche Nutzer Deinem Kunden digital zu präsentieren.
  • von SedCards entfernen – Hier kannst Du die Nutzer von der SedCards-Website entfernen.
  • Projektanfrage-E-Mail senden – Frage mit dieser Funktion die zuvor ausgewählten Nutzer mit den im Tab Kommunikation unter Projektanfrage und Projektdokumente definierten Inhalten an. Die Nutzer erhalten daraufhin eine E-Mail mit allen Inhalten. Zusätzlich enthält diese E-Mail auch einen Aktionsbutton. Nach Klick auf diesen kommen Sie in Ihr EMPPLAN Dashboard, um der Projektanfrage zuzustimmen oder diese abzulehnen. Nach einer Zustimmung erscheinen die Nutzer mit einem entsprechenden Label im Tab der Projektnutzer und sind für Events buchbar. Nutzer die abgelehnt haben, können nicht gebucht werden und können von Admins dann vom Projekt entfernt werden. Nutze diese Funktion, um Nutzer für ein Projekt vorzuqualifizieren.
  • manuell hinzufügen – Diese Funktion fügt die Nutzer dem Projekt hinzu. Der Nutzer erhält über diese Aktion keine Benachrichtigung. Der Nutzer ist damit auf Events anfragbar / buchbar.

Tab PROJEKT-NUTZER: Im Aktionsmenü im grauen Bereich kannst Du für zuvor ausgewählte Nutzer folgende Aktionen ausführen:

  • zu SedCards hinzufügen – Füge die ausgewählten Nutzer der digitalen, projektindividuellen SedCards-Website hinzu, um mögliche Nutzer Deinem Kunden digital zu präsentieren.
  • von SedCards entfernen – Hier kannst Du die Nutzer von der SedCards-Website entfernen.
  • Projektanfrage-E-Mail nochmals versenden – Diese Funktion sendet eine Erinnerungsmail zur Projektanfrage.
  • E-Mail mit individuellem Inhalt senden – Hier kannst Du ein Serienmailing erstellen. Platzhalter sind verfügbar.
  • vom Projekt entfernen – Diese Funktion löscht den Nutzer aus der Liste der Projektnutzer. Es können keine neuen Events mehr für den Nutzer angelegt werden. Bestehende Events bleiben erhalten.

Im SedCards-Menü im grauen Bereich kannst Du folgende Aktionen ausführen:

  • SedCards URL (neu) generieren – (Re-)Generiere hier die URL der projektindividuellen SedCards-Website, um initial darauf zuzugreifen. Wenn Du die URL neu erstellst, entwertest Du zeitgleich die alte URL. Nutzer, die den alten Link erhalten haben, bekommen dann darüber keine Daten mehr ausgeliefert.
  • SedCards URL öffnen – Öffne die projektindividuelle SedCards-Website. Auf dieser Website präsentierst Du die möglichen Projektkandidaten Deinem Kunden. Welche Nutzerdaten präsentiert werden, definierst Du über das Nutzermanagement über die Funktion Nutzerprofile individualiseren.

Möchtest Du, dass sich Eventnutzer ohne EMPPLAN Account bei Dir direkt auf ein Projekt bewerben können? Dann nutze das Bewerbermanagement! Gehe wie folgt vor:

  1. Nutzerrecht und Nutzertyp festlegen
    Wähle hier den Nutzertyp Agentur-Nutzer und das das Nutzerrecht Promoter.
  2. Erstellen
    Speichere die Angaben und erstelle damit einen Link und ein Bewerberformular.

Nach dieser initialen Anlage kannst Du folgende Funktionen nutzen:

Kampagnen ID – Du arbeitest mit externen Plattformen zur Generierung von neuen Bewerbern? Dann kannst Du dieses Feature nutzen, um mit der Kampagnen ID im Bewerberdashboard die Qualität Deiner Kampagnen auf sämtlichen Plattformen zu überwachen. EMPPLAN bietet Dir ein unabhängiges Erfolgstracking nach Kampagne, Quelle (z.B. Plattform 1, Social Media Kanal X etc.), Werbemittel sowie Bewerberqualität. So kannst Du z.B. auswerten wie viele Bewerber das Double-Opt-in Verfahren erfolgreich durchlaufen haben.

Link teilen – Nutze diesen Link auf allen Plattformen, um alle Trackingdetails korrekt zu erfassen

iFrame Konfiguration – Hier kannst Du die technischen Einstellungen zum Projekt-Bewerbungsformular vornehmen. Dies sollte von erfahrenden Webadmins durchgeführt werden.

Projekt-Bewerbungsformular – Hier kannst Du dir ein eigenes, projektspezifisches Bewerberformular für Deine Website erstellen. Die dort generierten Bewerber landen direkt in Deiner EMPPLAN Instanz und werden in Deinem Projekt als Bewerber in der Projektnutzerliste angezeigt.