Eventgruppen

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Der Eventkalender zeigt dir Eventgruppen an. In einer Eventgruppe kannst Du mehrere Events zusammenfassen, falls benötigt. Dies macht Sinn, wenn Du mehrere Mitarbeiter gleichzeitig in denselben Einsatz schicken möchtest. Dabei kann sich die Location (Einsatzort), Eventtyp (z.B. Aufgabe / Verantwortung) aber auch die Einsatzzeit je Mitarbeiter unterscheiden. Du kannst natürlich aber je Eventgruppe auch nur ein Event anlegen. Das macht es einfacher, wenn es Terminverschiebungen gibt, da Du die Eventgruppe im Kalender per Drag and Drop verschieben kannst und damit auch das Event.

Event-Nutzer sehen lediglich Ihre eigenen Events im Kalender. Beim Öffnen gelangen diese direkt auf die Eventdetailseite. Event-Nutzer haben also keinen Zugriff auf die Daten einer Eventgruppe.

Aktionen im Eventkalender

Per Klick auf eine farbige Box, die sog. Eventgruppe, öffnet sich diese mit allen hinterlegten Informationen.

Per Klick auf die weiße Fläche hinter dem Datum oder auf den grünen Plus-Button links über dem Kalender, kannst Du eine neue Eventgruppe anlegen.

Per Klick auf das Zahnradsymbol öffnet sich der Schnellzugriff auf Deine Eventgruppe. Hier findest Du auf einen Blick die wichtigsten Informationen zur Location und den Status der Event-Nutzer.

Auch Labels kannst Du hier direkt vergeben. Entweder an die Eventgruppe oder an den Event-Nutzer (z.B. falls ein Eventnutzer vergessen hat einzuckecken, checked in durch supervisior). Ausführliche Informationen zur Nutzung von Labels in EMPPLAN findest Du hier unter Labels: https://www.empplan.de/training-center/projekte/#projektdaten 

Außerdem kannst Du hier die Eventgruppe löschen. Bitte beachte unbedingt, dass dadurch auch alle zugehörigen Reportings, Transaktionen oder Spesen/Auslagen endgültig gelöscht werden!

Klickst Du mit der rechten Maustaste auf eine Eventgruppe, öffnet sich ein Aktionsmenü in dem Dir je nach Eventgruppe folgende Aktionen zur Verfügung stehen können:

  • Eventgruppe löschen
    Diese Funktion kann nur ausgeführt werden, wenn noch keine Events im Status <span class=“status-label status-checked-in“>Checked-in</span> oder weiter fortgeschritten enthalten sind.
  • Eventserie löschen
    Diese Funktion kann nur ausgeführt werden, wenn noch keine Events im Status <span class=“status-label status-checked-in“>Checked-in</span> oder weiter fortgeschritten enthalten sind.

Aktionen innerhalb von Eventgruppen

Folgende Funktionen sind über das Aktionsmenü in einer Eventgruppe erreichbar.

  • Eventgruppe in neuem Tab öffnen
    Diese Funktion ermöglicht Dir einen Direktlink zur Eventgruppe z.B. zu teilen.
  • Eventgruppe löschen
    Diese Funktion kann nur ausgeführt werden, wenn noch keine Events im Status Checked-in oder weiter fortgeschritten enthalten sind.

Auf der Eventgruppe legst Du die Standarddaten für die zu erstellenden Events fest. Unter anderem kannst Du hier folgendes festlegen:

  • Tag und Zeitfenster: Ein Standard-Zeitfenster wird automatisch eingefügt. Diese Grundeinstellung kannst Du in den EMPPLAN Einstellungen unter Kalender ändern. Du kannst hier auch mehrere Zeitfenster generieren
  • Projekt
  • Benötigte Ressourcen: Anzahl der benötigten Nutzer
  • Locationtyp
    • Standard-Location: Hier kannst Du eine Location auswählen.
    • Standard-Gebiet: Hier kannst Du ein Gebiet auswählen, sodass Außendienst-Mitarbeiter oder Merchandiser Locationbesuche selbst anlegen können.
    • Dynamische Location: Hier kannst Du Events in Locations aktivieren, die zuvor nicht im Projekt aktiviert sein müssen.
  • Eventtyp: Bei vorheriger Aktivierung eines Eventtyps auf dem Projekt z.B. Aufbau, Sales etc., kann dieser für die Unterscheidung der Tätigkeiten sowie für die unterschiedliche Kundenbudgetbewertung genutzt werden.
  • Event-Briefing: Dies kann z.B. zur Kommunikation mit Deinem Kunden dienen, wenn dieser ein Event mit dem Label Kundenwunsch einstellt und hier grundlegende Informationen zur Planung und Durchführung des Events mit Dir teilt.

Nachdem Du alle Pflichtangaben hinzugefügt hast, kannst Du die Eventgruppe speichern, auch ohne Events, also die Auswahl von Event-Nutzern. Dies macht z.B. Sinn wenn Du bereits weißt, wann ein Event stattfinden soll, aber noch nicht mit wie vielen oder welchen Nutzern Du das Event durchführen wirst.

Die neue Eventgruppe ist nach dem Speichern im Kalender für Dich sichtbar und kann jederzeit von Dir angeklickt und bearbeitet werden.

Der Datensatz eines Events umfasst in der Regel alle Standarddaten aus der Eventgruppe zuzüglich einen Event-Nutzer, also die Person, die das Event (Einsatz) durchführt.

Um ein Event anzulegen musst Du einen oder mehrere Event-Nutzer hinzufügen. EMPPLAN erstellt nach dem Speichern dann die Events für jeden Nutzer. Führe dazu folgende Schritte aus:

  1. Wähle den Tab Verfügbare Nutzer an. Hier werden Dir alle Nutzer angezeigt, die bereits mit dem Projekt assoziiert sind. Die Auswahl ist nach Verfügbarkeit sortiert sowie auf den näheren Umkreis gefiltert. EMPPLAN zeigt Dir dazu die Nutzer an, die in der Nähe der Location wohnen. Für die Verfügbarkeitsanzeige wird Dir je Nutzer entweder ein grüner (verfügbar) oder ein roter (nicht verfügbar) Kreis angezeigt. Nutzer ohne Präferenz erscheinen ohne Kreis. Nutzer, die an diesem Tag bereits ein anderes Event haben, werden in der Zeile hellrot hinterlegt. Das Event ist am Zeilenende verlinkt. Du kannst Nutzer also auch mehrfach am Tag verplanen. Bitte achte jedoch dabei, dass sich die Zeitfenster nicht überschneiden. Natürlich kannst Du auch weitere Filter setzen, um Deine Suche nach den geeigneten Kandidaten einzuschränken. Die angebotenen Filter greifen auf den Nutzerdatensatz zu. Zudem kannst Du auch die Umkreissuche auf Deine Bedürfnisse anpassen.
  2. Wähle nun den/die gewünschten Nutzer per Klick auf die Checkbox am Zeilenanfang aus und füge diese/n über den Button Nutzer hinzufügen dem Tab Event-Nutzer hinzu.
  3. Nun musst Du die Änderungen in der Eventgruppe noch speichern. Erst dann werden die neuen Events erstellt. Folgende Optionen hast Du für den Speichervorgang:
    • Aktualisieren und neue Events planen: Der Status ändert sich von Neu zu Geplant und wird nicht veröffentlicht (Event-Nutzer erhalten keine Benachrichtigung).
    • Aktualisieren und neue Events veröffentlichen: Der Status ändert sich von Neu zu Veröffentlicht (Event-Nutzer erhalten eine Benachrichtigung über ein neues Event).

Weitere Informationen zum Nutzer Management und den verschiedenen Nutzertypen in EMPPLAN findest Du auch hier: https://www.empplan.de/training-center/nutzer-management/

Im Aktionsmenü der Event-Nutzer kannst Du folgende Aktionen ausführen. Wähle zuvor die Events per Klick in die Checkbox aus. Diese Aktionen stehen Dir zur Verfügung:

  • Event-Labels setzen
  • Event-Anfrage-E-Mail nochmals versenden
  • E-Mail mit individuellem Inhalt versenden
  • Eventtyp ändern
  • Location ändern
  • geplantes Zeitfenster ändern
  • Event veröffentlichen
  • Event löschen

Im Tab Messenger kannst Du für die geöffnete Eventgruppe einen Kanal erstellen und in Echtzeit mit allen relevanten Empfängern kommunizieren. Den Empfängern werden neue Nachrichten per Push-Benachrichtigung gesendet, ganz gleich welches Endgerät verwendet wird.

Im Tab Kommunikation kannst Du direkt mit den Locations, Deinem Kunden oder Deinen Event-Nutzern per E-Mail oder Fax in Kontakt treten oder der Eventgruppe Notizen hinzufügen.

Hier kannst Du den Empfänger (z.B. Location-Ansprechpartner) Deiner Nachricht festlegen. Initial ist dies begrenzt auf Location-Ansprechpartner. Möchtest Du andere Nutzertypen als Empfänger auswählen, aktiviere Alle Nutzertypen durchsuchen.

Fehlt ein Ansprechpartner, z.B. ein Marktleiter in Deinen Daten? Mit der Funktion Location-Ansprechpartner hinzufügen kannst Du einen neuen Datensatz anlegen.

Unterhalb Deiner Nachricht kannst Du folgendes auswählen:

Termin als Datei beifügen (.ics)
Verwende die Funktion, um effizient über deinen kommenden Marktbesuch oder z.B. eine geplante Promotion zu informieren.

pdf der E-Mail beifügen
Hiermit stellst Du sicher, dass der Nachrichteninhalt Deinen Empfängern schnell teilbar und ausdruckbar vorliegt. Im Projekt kannst Du zuvor hierfür auch ein Template definieren. So kannst Du Deine Nachricht in deinem Briefpapier oder dem Deines Kunden präsentieren.

Danach kannst Du auswählen, ob Deine Nachricht per Fax oder E-Mail versendet werden soll oder ob Du diese nur als Notiz in der Historie ablegen möchtest.

Falls Du einen oder mehrere Berichte vom Typ Eventgruppe mit dem Projekt verknüpft hast, erscheinen weitere Tabs mit deren Berichtsnamen.

Mit dem Eventgruppenbericht lassen sich Felder implementieren, die von Kunden und Administratoren einmal je Eventgruppe ausgefüllt werden können, z.B. um Kundenabsprachen mit der Location zu dokumentieren oder um einer Agentur von Kundenseite Briefings oder weitere Kundenwünsche zur erstellten Eventgruppe zu hinterlegen.

Du kannst in EMPPLAN beliebig viele Eventgruppenberichte mit einem oder mehreren Projekten verknüpfen. Die jeweiligen Eventgruppenberichte erscheinen mit Ihren Feldern nebeneinander in Tabs auf allen Eventgruppen der zugewiesenen Projekte.

Im Tab Historie werden Dir mit Datum und Uhrzeit Deine über den Tab Kommunikation erstellten Notizen oder versendete E-Mails angezeigt. Auch kannst Du einsehen wer wann Änderungen in der Eventgruppe vorgenommen hat.